Tender infók leltározás kiszervezéséhez

A vállalati specializáció, a fő tevékenységre való koncentrált figyelem kialakítása egyre inkább tetten érhető a vállalati üzletvitelben. A leltározás, mint a momentin fő tevékenysége, egyre inkább válik Magyarországon is a kereskedelmi, logisztikai vagy gyártó vállalatok által kiszervezett tevékenységgé.

Az elhatározást követő feladat a beszerzőkre hárul: el kell készíteni a megfelelő tender felhívást!

Ez általában új feladatként megjelenő kihívás, így tapasztalat és szakmai információ hiányában legtöbbször csak sötétben tapogatás, hogy vajon milyen adatok, paraméterek és információk szükségesek a tenderben kiírt feladat pontos körülhatárolásához.

Az utóbbi időben a momentin-nek volt szerencséje több tenderen is részt venni, így ezen tapasztalatokat szeretnénk megosztani az olvasókkal. Leltározás során nem feltétlen indokolt a termékek alapos ismerete, azonban számos olyan tényező meghatározása elengedhetetlen, mely „csupán” csak a megszámolásukhoz szükséges. Ennek érdekében négy csoportba bontva szedtük össze a legfontosabb adatokat, információkat melyek megadása fontos egy leltár tender kiírása során:

Leltározás feladatköre

• Legyen meghatározva a leltári folyamat, a leltár módszertana. Lehet, hogy végül szakmailag mégsem a kiírt típus indokolt a megvalósításra, viszont mindenképpen jó, ha az ajánlatok összevetésére érvényes az „almát almával” elv.
• Leltározási tevékenység ellátásának gyakorisága, illetve együttműködési stabilitás. Jó, ha az pályázó látja, hogy hosszú távú együttműködési potenciál van a projektmegvalósításban, és mindez ha még tervezhető is, akkor aztán útnak indulhat egy partneri szintű kooperáció.
• Leltározási időprenferencia megjelölése
  • Hétközben vagy hétvégén
  • Nappal vagy este
  • Nyitvatartás/operáció mellett vagy steril zárvatartás mellett
• Amennyiben szükség van kiértékelésre, akkor annak igényelt menetének leírása. Milyen formátumban állnak rendelkezésre a viszonyítási adatok, milyen fokú kiértékelésre van szükség (cikk szintű készletkülönbségek, vagy azok okainak feltárására is szükség van) stb
• Ha csak objektivitás a cél, de ugyan olyanok a felvételi folyamatok, akkor mérvadó lehet, hogy előzőleg hány dolgozó – hány órán át végezte el a leltározást, illetve maximum hány ember tud egymás akadályozása nélkül hatékonyan dolgozni az adott területen.

Termékspecifikáció

• A leltározandó termékek köréről adjunk pontos képet néhány példával (a leltározandó termékeket db, súly, hossz, űrtartalom, extrém méretek stb. kell meghatározni)
• Leltározandó szortiment (cikkféleségek száma) és darabszám (ahány darab terméket számba kell venni) szám megjelölése: a legjobb, ha tétel – darab táblázatot biztosít a megrendelő, ez alapján látható, hogy csak egy-egy termékből van nagyon sok, vagy általánosan mindenből hasonló a mennyiség amit meg kell számolni
• Termékek azonosíthatósága (filccel ráírt cikkszám, egyezményes matricán jelölt nyomtatott cikkszám, EAN kód, code128, Data matrix (2 dimenziós „vonalkód”), RFID tag stb.). Fontos, hogy az ajánlatban a leltári szolgáltató a megfelelő technológia igénybevételével kalkulálhasson.
• Termékek jelenlegi nyilvántartási struktúrája (cikkszintű készletinformáció az eladótérre; vagy raktárra, tárhely szintű készletinfó, elektronikus vagy papír alapú stb.)

Helyszín

• Leltározandó terület nagysága (négyzetméter, leltározandó termékek legmagasabb tárolási magassága, tárolási szintek száma [amennyiben az kézi elérési zónán kívül van])
• Milyenek a leltározási körülmények (hőmérséklet, páratartalom, szabadtéri/beltéri, fényviszonyok, internet, tápellátás stb.)
• Leltározandó helyszínek száma és azok címei (legalább város szinten)
• A helyszínek felkeresési sorrendje, időzítése kötött/véletlenszerű, avagy rendkívüli leltár (az ügyfél ne is tudjon róla)

Erőforrás lehetőségek

• Biztosítható anyagmozgató eszközök száma és típusa
• A megbízó által biztosított IT infrastruktúrával (szoftver, mobil adatgyűjtők) kell a leltárt elvégezni, avagy annak biztosítása a leltári szolgáltató feladata
• Ajánlat adás előtti személyes megtekintés biztosítása ajánlott, esetleg tesztleltár alkalom biztosítása (projekt specifikumtól függően)

A fent csoportosított információk átadásával a leltári szolgáltató számára egyértelműen lehatárolt feladatkiírást készíthetünk, amellyel win-win szituációt érhetünk el, hiszen elkerülhetjük a telefonhívásokon és e-mailezéseken keresztül folytatott felesleges egyeztetési köröket. A fenti kérdéseket minden felelősen ajánlatot adó lelátri szolgáltató feltesz, így csak időzítési kérdés az adatok beszerzése, és mégis csak jobb érzés beszerzőként felkészültnek lenni, mint tapasztalatlannak tűnni. Azt nem állítjuk, hogy a fentiek alapján átgondolt tenderkiírásnál sem lesznek kérdések, de annak mennyisége biztosan kevesebb lesz. Leltározásra fel 🙂

Készítette: Puskás Eszter & Takács András