Tárgyi eszköz leltárról dióhéjban

Ha a leltározásról beszélünk, többeknek a készletleltár jut először az eszébe (főleg, ha találkoztatok már leltár miatt zárva táblával). Azt gondolhatjuk, hogy ami igazán számít, az az eladásra szánt termékek – gyártó egység esetén – a félkész termékek és/vagy alapanyagok. Mivel ezen eszközöket tudja a vállalkozás leggyorsabban pénzzé tenni. Így csak ezeket az eszközöket kell fegyelmezetten nyilvántartani. Ez a valóságban nem teljesen így van. Tárgyi eszközeink pontos, karbantartott nyilvántartásával szintén nagy összeget takaríthatunk meg.

Mit is értünk tárgyi eszköz alatt? A hivatalos megfogalmazás szerint: “Tárgyi eszközöknek azokat az anyagi vagyontárgyakat nevezzük, amelyek a vállalkozás tevékenységét közvetlenül vagy közvetetten szolgálják legalább egy évnél hosszabb ideig. Használatuk során alakjukat nem változtatják, rendeltetésük többnyire állandó.” Ennél egy kicsit egyszerűbben pedig mindazon berendezések, gépek, járművek, ingatlanok, bútorok, számítógépek, személyi használatra kiadott eszközök stb., amelyek a vállalkozás tulajdonában állnak és hozzájárulnak a nyereséges működéshez.

Amennyiben vannak tárgyi eszközeink, első lépésként el kell dönteni, hogy mi a megfelelő azonosítási rendszer a nyilvántartásukra. Érdemes szakértők, egy leltározó cég, iránymutatásai alapján dönteni, hogy

karaktersorozat,
vonalkód,
2D kód vagy
RFID típus e az optimális választás hosszútávon.

Ezzel összefüggésben érdemes megtervezni a leltár mennyiségi felvételének pontos menetét, mert annak is hatása van a bevezetendő azonosítási rendszerre. Például, ha egy matricára filctollal írt eszközazonosítót teszünk, akkor nem sok értelme van a mobil adatgyűjtő készülékkel tervezett mennyiségi felvételnek. Ha rendelkezésre állnak már adatok a tárgyi eszközeinkről (nyilvántartási szám, márka, típus, szériaszám, beszerzés éve stb.), akkor érdemes azokat felülvizsgálni, hogy szükségünk lehet e más adatra. Vigyázzunk, hogy csak annyi adatot gyűjtsünk, mely a későbbiekben üzleti döntéseinket támogatja, mert a felesleges adminisztráció költséges. Amennyiben nincs kezdő tárgyi eszköz adatbázis, akkor meg kell tervezni az eszközökről igényelt adatok körét, illetve azok kötelező, vagy opcionális voltát. A beszerzést követően az azonosítás menetét, elhelyezését (iroda, telephely, személy stb.), majd áthelyezésének folyamatát. Fontos, hogy a cégen belül egyértelmű kommunikáció legyen az egyes eszközök (vagy eszköz csoportok) áthelyezési eljárásáról. Hiába van egy pontos tárgyi eszköz leltárunk, ha a nyilvántartó adatbázis nincs karbantartva. Lényeges kérdés lehet még az időzítés. Évente, félévente, projektek előtt vagy után történjen, ezt is természetesen a vállalkozás tevékenységéhez célszerű igazítani. Egy viszont biztos, hogy a törvényi szabályozás alapján 3 évente kötelező a cégek számára a vagyontárgyak leltárba vétele.

Pontos nyilvántartás segít a felesleges beszerzések elkerülésében, amivel rengeteg pénzt spórolhat meg. Csak egy egyszerű példát említve, ha a vállalkozás minden projekthez új eszközöket rendel, és nem forgatja vissza, akkor indokolatlan készletet fog felhalmozni. Az pedig az előfordulhat, hogy az évek során vagy “eltűnik”, vagy nem de mindenképpen leköti a vállalkozás tőkéjét. Ennek fordított esete is előfordulhat amikor a nyilvántartás szerint egy adott projekthez elegendő eszköze van a cégnek, de ezek amikor kellenek mégsem találhatóak meg. Ebben az esetben az új termékek beszerzése miatt akár még a megadott határidőből is kifuthatunk. Akár a gyors beszerzés miatt árnövekménnyel is számolhatunk. A felesleges tárgyi eszközök tárolása is jelentős plusz költséggel járhat. Ezeket rendszeres auditálással, leltárral optimalizálhatjuk.

Mindezek mellett pedig egyszerűen tisztább képet kapunk, hogy mikor, mekkora összegű beruházás várható egy projekt indulás előtt. Pénzügyeik szempontjából elengedhetelen, hiszen fel tud készülni az előre látható kiadásokra.

Ha kiszervezi leltárát akkor egy kontrollált, független és pontos adatbázist kaphat, amivel elkerülhetők a fenti kellemetlenségek, így még hatékonyabb eredményeket érhet el. A kiszervezett leltár további előnyeiről cikkünkben olvashat tovább.

Reméljük kicsit átláthatóbbá tettük a tárgyi eszköz leltár lényegét és folyamatát.

Szolgáltatásunkat főként olyan cégek figyelmébe ajánljuk, akik sok iroda, számítástechnikai, gyártó és/vagy egyéb tevékenység támogató eszközzel rendelkeznek (állványok, gépek, berendezések stb.). Megbízóink objektív képet kapnak tárgyi eszköz állományukról, mindemellett saját dolgozóik fő feladatukra koncentrálhatnak.

KÉSZÍTETTE: Volák Viktória & Takács András