Azon eszközökről beszélünk, amelyek a munkánkat hosszabb távon támogatják, legyen szó egy asztalról, számítógépről, szerszámról, gépjárműről vagy bármi egyéb tárgyról melyek egyszerűsítik a mindennapi, vagy éppen nem mindennapi tevékenységünket. Tárgyi eszköz leltár alatt pedig éppen ezen termékek megszámlálását értjük.

Mennyibe kerül a leltározás?

Ha feltesszük a kérdést egy vállalat vezetőnek vagy tulajdonosnak, hogy mennyibe is kerül a leltározás?

  • Általában azt a választ kapjuk, hogy „háát… ezt pontosan nem is tudom...” vagy
  • Ritkább esetekben az szokott a válasz lenni, hogy „igazából nekünk nem is kerül semmibe...” mert:
    • saját dolgozókkal csináljuk (a leltáridőt meg kiadjuk szabadságnak),
    • saját készülékekkel és szoftverrel csináljuk (amit az anyacégtől kaptunk/vettünk),
    • stb.

A fenti válaszokat mindenképpen érdemes megvizsgálni, hogy mi is áll valójában mögöttük.

A tapasztalataink szerint a vállalkozásoknál a leltározás költségkalkulációja egy parlagon hagyott terület, mivel csak ritkán kerül előtérbe, így kisebb jelentőséget tulajdonítanak neki.

Hogy ne maradjon információhiányban szeretnénk megosztani Önnel néhány tapasztalatunkat.

A hatszögekben lévő erőforrásokra biztosan szüksége van, ha egy pontos, és a lehetőségekhez mérten gyors leltározást szeretne magáénak tudni.

A teljesség igénye nélkül most ismertetünk néhány teendőt, költséghelyet, ami a hatszögekben szerepel, ha kíváncsi kattintson ide!

Tapasztalt projektmenedzser:

  • elkészíti az aktuális leltári utasítást, és ütemtervet/lefordítja az anyavállalat elvárásait
  • elkészíti az oktató anyagot
  • kiválasztja a projektmenedzsment csapatot
  • elkészíti a projekttervet
  • elfogadtatja a projekttervet a menedzsmenttel (visszacsatol)
  • beavatja a menedzsment csapatot az aktuális leltári utasításba, és ütemtervbe
  • leltározói létszám biztosítása (cégen belül toboroz, külső forrásból)
  • stb.

Elismert menedzsment csapat:

  • elkészíti/aktualizálja a leltártérképet
  • kijelöli a leltár-előkészítő, és leltár fordulónapi koordinátorokat
  • elkészíti a beosztást (leltárt megelőző napi, leltárnapi, és leltárt követő  a tapasztalatok szerint ez folyamatosan változik)
  • elvégzi a koordinátorok leltári képzését (mind elméleti, mind gyakorlati szinten)
  • biztosítja a leltárhoz szükséges kellékeket
  • stb.

Egzakt folyamatok:

  • Zárva tartás alatt leltározzunk, vagy lehet nyitva tartás mellett is? Hogyan? Előny? Hátrány?
  • Egyszer számolunk és rögzítjük is a vállaltirányítási rendszerbe (pl.: SAP, MS Dynamics stb.), vagy
    • Valamilyen ellenőrzést is végezzünk?
    • Hogyan végezzük az ellenőrzést?
      • Véletlenszerűen? Vagy
      • Hasonlítsuk a meglévő rendszer adatokhoz?
  • Számoljunk inkább kétszer? (az a biztos…)
  • Leltározzunk leltárív alapján? Vagy használjunk digitális adatgyűjtőt? Milyet?
  • Mi legyen az idegen/bizományi termékekkel?
  • Hány szünet legyen? Hogyan ellenőrizzük a szünetet?
  • Hogyan juttassunk mindent a leltár helyszínére? Egyáltalán mi kell egy leltárhoz? Ki a legyen azokért a felelős?
  • stb.

Felelősségteljes leltározók:

  • Hogyan válasszuk ki, hogy ki legyen leltározó? (aki jelentkezik/megbízhatóság alapján válasszunk/hívjunk diákokat/stb.)
  • Hogyan készítsük fel a leltározókat? (vagy majd a leltár napján belejönnek, elvégre csak számolni kell…)
  • Mikor tudhatjuk, hogy felkészültek?
  • Hány leltározót hívjunk? Mindenki el fog jönni? Mennyi lesz a lemorzsolódás? Kinek a felelőssége?
  • Milyen felelőssége van a leltározónak? Ennek hol tudunk utána járni?
  • stb.

Strapabíró gépek:

  • Mennyit amortizálódik egy adatgyűjtő egy leltár alatt?
  • Képezzünk folyamatosan tartalékot a fejlesztésre? Mennyibe kerül egy adatgyűjtő?
  • A karbantartást ki végezze? Milyen garanciákat kell vállalniuk?
  • Ergonomikusak az adatgyűjtő gépeink? Vagy csak nehezítik a munkánkat?
  • stb.

Megbízható szoftver:

  • Mi tévők legyünk, ha leltár alatt leállt a szerverünk?
  • A szoftverfejlesztés szükséges az új termékeinkhez? Azokon más típusú a vonalkód…
  • Más módszertannal kellene leltározni, azt tudja a szoftver?
  • Azt meg tudom benne nézni, hogy mikor fogunk végezni a leltárral?
  • Egy szoftvert kell karbantartani? Az mennyibe kerül?
  • stb.

A saját erőforrásokkal lebonyolított leltár esetén nemcsak a hatszögekben foglalt költségek merülnek fel, hanem egyéb kevésbé jól mérhető költségek is terhelni fogják, mint például

  • a leltár előtti napokban/hetekben az eladói kiesnek az értékesítésből/árufeltöltésből, mert a leltári előkészületekre koncentrálnak » csökken a vevő kiszolgálási szint » csökken a bevétel
  • raktárosai inkább a leltár-előkészítéssel foglalkoznak, így például kevesebb figyelmet szentelhetnek a komissiózásra
  • a dolgozók feszültek lesznek a leltár előtti napokban/hetekben, és ez a munkájukra is kihat
  • a leltárban résztvevők képzésére több alkalmat is szentelni kell (szervezés!), másként a leltár alatt kell bajlódni a folyamatos kérdésekkel, és hibázásokkal
  • a leltárra jelentkezőket regisztrálni kell (lemondásokat kezelni, munkaidő beosztást újra meg újra elkészíteni)
  • egy másik szervezeti egységtől, vagy áruháztól érkező kollégák érdekeltsége a leltár pontosságát illetően is megkérdőjelezhető (a szándékos hibázást, könnyelműséget nem is szeretnénk ecsetelni)
  • stb.
Kapcsolat