Leltározási ütemterv

Az előző cikkünkben a leltárszabályzatról írtunk, melynek markáns része a leltározási ütemterv, hiszen a leltározást a vállalat által rögzített leltárkészítési és leltározási szabályzat alapján szükséges elvégezni. Ahogyan a teljes szabályzatot, így annak részét képző ütemtervet is a gazdálkodó sajátosságaira, tevékenységére, szervezeti felépítésére tekintettel kell elkészíteni.

A leltárszabályzat többek között a vállalkozás által rögzített és alkalmazott gyakorlati eljárásokat, illetve értékelési elveket tartalmazza. A szabályzat a cégek tevékenységi köréhez igazodva általában több évre készülnek, ebből kifolyólag rövid távú, esetleges ad hoc igényekre nem tér ki. Az ütemterv célja éppen ezért, hogy összehangolja egy gazdasági év leltározási lépéseit, feladatait:

egy cselekvési tervet foglal magában.

Annak érdekében, hogy a leltározás során minden, a leltározási szabályzatban lefektetett tényező figyelembe legyen véve és a leltározás a szükséges határidőig elkészüljön, az ütemtervet megfelelő részletességgel el kell készíteni. A teljesség kedvéért érdemes kitérni arra az esetre, ha a vállalkozás tevékenységi körében változás történik, vagy akár új telephely létesül. Természetesen ebben az esetben az ütemterv változásra vonatkozó részeit folyamatosan módosítani szükséges.

A leltározási ütemterv összeállításához a következőket kell meghatározni:

1. rögzíteni szükséges a leltározás előkészítésével, felvételével, értékelésével és ellenőrzésével kapcsolatos összes munkafolyamat megkezdésének és befejezésének időpontját, valamint

2. a munkafolyamatok elvégzéséért és ellenőrzéséért felelős személyeket

3. ki kell jelölni a leltározások időpontját, vagy folyamatos leltározásnál annak időintervallumát;

4. rögzíteni kell a leltározásra kerülő eszközök körét és leltározásuk módját,

5. ki kell jelölni a leltározási egységeket

6. rögzíteni kell a leltározási csoportokat (kitérve a csoportok felelőseire, leltározandó eszközök, források körére, a leltár kezdetére és határidejére)

7. ki kell jelölni fizikailag jól elhatárolható leltározási körzeteket (tételszám, számolási/rögzítési nehézségek figyelembe vételével)

8. körzetenként meg kell határozni a leltározók beosztását, személyét, a leltárellenőrök személyét és a leltárértékelést végzők nevét;

9. meg kell tervezni az egyes leltározások munkaidő-szükségletét

10. rögzíteni kell a leltározás utómunkálatait, vagyis a nyilvántartási adatok hozzáigazítását a tényleges adatokhoz

A leltározási felelős feladata a leltározás és az azt követő leltárértékelés szakmai előkészítése, irányítása, technikai és operatív lebonyolítása és ellenőrzése. Továbbá kötelessége a kulcsfontosságú leltározási ütemterv elkészítése és kiadása, mely tartalmazza az év és a leltározás során szükséges elvégzendő feladatokat. A leltározási felelős feladatkörébe tartozik az elengedhetetlen oktatás, mely során a leltározókkal megismerteti a leltározási szabályzat és a leltározási ütemterv rájuk vonatkozó, fontos pontjait.

A fentiek egy jó iránymutatást adnak arra, hogy készítse el a leltározási ütemtervét, viszont hogy biztosan minden részletre kitérő ütemtervet sikerült e összeállítani, mindenképpen ajánlott szakértők véleményét kikérni. Ha nincs kedve felesleges energiát beleölni egy olyan tevékenységbe, amit egy szakértő jelentősen kevesebb idő alatt, és magasabb tapasztalati gondossággal össze tud állítani, akkor keresse a szakértőinket.

Készítette: Puskás Eszter & Takács András