Leltározás, mint kiszervezett tevékenység

Előző alkalommal már írtunk a mennyiségi felvétel készítés kötelező és hasznos tulajdonságairól, valamint a készletkezelés szigorú és folytonosságot biztosító kontrolálhatóságának módszereiről (Általánosságban a leltárról posztunk). Most ezek hogyanjának egy alternatívájáról fogunk írni.

Az ügy fontossága kötelező jellegéből adódóan kardinális, üzemeltetés szempontjából szinte elengedhetetlen. Mégis azt lehet észrevenni a cégek leltári tevékenységéből, hogy nem fordítanak megfelelő mértékű figyelmet a mennyiségi felvétel fejlesztési lehetőségeire. Hogy miért? Talán azért, mert évente csak egyszer csinálják (jobb esetben), így nem éri el azt a küszöbszintet a tevékenység, hogy plusz erőforrást allokáljanak a tevékenység fejlesztésére. Pedig bizony, az olyan feladatok elvégzésében, ahol több tíz, vagy akár száz ember egyidejű koordinációjára van szükség ott, biztosan van a rendszerben mindig jó néhány %-nyi termelékenységi tartalék. De nézzük, hogy lehet ezeket a tartalékokat kiaknázni.

Tekintve, hogy specializált tevékenység (nem feltétlen része a mindennapi munkavégzésnek) és viszonylag magas idő- és munkaerő-ráfordítást igényel, célszerű lehet szakosodott csoportot kijelölni, aki csak ezzel foglalkozik, bár ehhez szükség van egy megfelelően nagy cégméretre is (hogy gazdaságilag megérje), vagy egy specializált céget megbízni a feladattal, tehát kiszervezni. Nézzük ezeket egy kicsit részletesebben.

Mit érdemes mással csináltatni?

Elsősorban a nem főprofilhoz tartozó tevékenységeket célszerű kiszervezni (mert főprofilban ugye minden esetben a célunk, hogy „mi” legyünk a legjobbak a piacon – így van ezzel a specializált leltári szolgáltató is). Így van esélyünk koncentráltabb figyelmet szentelni cégünk igazán fontos tevékenységeire, amiből a bevétel, profit származik.

Szakosodott csoportot kijelölni

Szakosodott csoportot akkor érdemes kijelölni, ha a leltározandó hálózatunk megfelelően nagy (több száz kisebb üzlet, vagy több tíz nagy áruház/raktár). Ebben az esetben tudjuk fenntartani a leltári csapatunkat, folyamatosan foglalkoztatni, ekkor lehet tisztán pénzügyi szempontból értelme kialakítani egy ilyen csoportot. Ekkor lehet a mennyiségi felvétel folyamatait fejleszteni, mert ekkor éri el azt a bizonyos küszöbszintet a folyamat.

De mi az, amivel szembe kell néznünk:

óhatatlan a leltári csoport és az ellenőrzés alá vett dolgozók „összemelegedése”, így az objektivitáson is csorba eshet,
fenn kell tartani egy olyan eszközparkot, amivel a leltározást le lehet bonyolítani » olyan költség, ami nem feltétlen a közvetlen értékteremtést szolgálja,
a leltározásra fordított költségek nem feltétlen egyértelműen kontrollálhatók.

Specializált céget megbízni

Ennek lényege, hogy mivel a feladatot olyan vállalat látja el, melynek ez a kulcstevékenysége, így azt a megbízó vállalatnál hatékonyabban, akár magasabb minőségi szinten képes elvégezni. Eközben pedig a vállalatnak is több szabad kapacitása marad, melyet saját főtevékenységei ellátására, fejlesztésére fordíthat.

Mivel a szolgáltató vállalat specializáltsága miatt hatékonyabban tudja elvégezni a kiszervezett feladatot, így ezzel a lépéssel akár lényeges költségcsökkentést érhetünk el. Továbbá az outsourcing fontos előnye, hogy az eddigiekben akár rejtett költségként megbúvó leltári költségek a kiszervezéssel transzparenssé válnak, mely a pénzügyi tervezhetőség egyik kulcs eleme.

Illetve olyan előnyökre tehetünk szert, mint a(z)

egyszeri, kontrolálható költségként jelenik meg a leltározási tevékenység (nem az egyéb költségek sorát bővíti)
objektív képet kap a vállalat a készleteiről » Specializált cégnek ez létfontosságú (!) (nem az ellenőrzi (leltározza) a készletet, aki évközben kezeli…)
a szolgáltató az ügyfél számára legkedvezőbb időszakban végzi el a leltárt (pl.: éjszaka), így nem kell kitennie a „Leltár miatt zárva” táblát
a leltárszoftver és adatgyűjtő eszközök karbantartásának, modernizálásának költségét átvállaljuk
mi folyamatosan azon gondolkodunk, hogyan lehetne hatékonyabban leltározni
dolgozói mindig a fő feladatukra tudnak koncentrálni (például egy áruházban az eladásra, egy raktárban a komissiózásra, folyamatfejlesztésre stb.) » nő a vevői elégedettség (!)
- nem kell foglalkozni a rendkívüli munkaidő beosztással,
- nem kell szívességet kérni,
- nem kell szabadságként kiadni a leltáridőt
kiszűrjük az idegen/számla nélküli árukezelést
minden egyes termék leltárba kerül, mert egy specialista szemét nem csalja az „üzemi vakság”, így a napi rutin nem torzítja el a valós képet.
személyre szabott és részletezett készletértékeket biztosítunk
a mindennapi munkavégzését nem befolyásoljuk (észrevétlen beszállító szerepét képviseljük)
a pontosság a specialistának létkérdés(!).