A működési elvek tekintetében három alaptechnológiát különböztethetünk meg, mégpedig:
- Papíralapú leltározási technológia
- Offline vonalkód olvasó végzett leltározási technológia
- Valós idejű leltározási technológia
- Vonalkód technikával
- RFID technikával
A technológiai fejlesztés célja, hogy minél hatékonyabb legyen a leltározási folyamatunk. A leltározó eszközökkel kapcsolatos lehetőségeink szinte határtalanok, gondoljunk csak az RFID-s alapokon nyugvó leltározásra, ahol akár 12.000 terméket is „megszámolhatunk” 1 óra alatt, összevetve egy papíralapú megoldással, ahol már az óránkénti 200 termék is szép eredménynek mondható.
Nagyratörő elképzeléseinknek legtöbbször azért van, ami határt tud szabni, a pénztárcánk. De tekintsük át röviden mindegyik leltári technológia előnyeit és hátrányait. Lássunk, mivel lehetünk többek a magasabb technológiai színvonalra váltunk. Illetve, cikksorozatunk végén egy kicsit részletezzük, hogy a technológiaváltásnak milyen alternatívái vannak, hogy ne kelljen több 10 milliós beruházásokba belekezdenünk.
1. Papíralapú leltári ívek
A technológiák közül a papíron vezetett leltárkészítés az egyik „legősibb”, ebből kifolyólag legalább széles körben ismert módszer. De tekintsük át, mivel is kell számolnunk, ha emellett tesszük le a voksunkat.
Jól járunk, mert:
- Alacsony a beruházási költsége, hiszen semmilyen elektronikus eszközre nincs szükség
- Rövidebb eligazítással munkába állítható a munkaerő: nincs szükség elektronikus eszköz-használat betanítására „csak” a leltárfelvételi folyamatok ismerete szükséges
- A dolgozói létszámot nem korlátozza az elektronikus eszközök száma: leltárba bevonható emberek számának, csak koordinációs képességeink szabnak határt, akár annyi leltározónk is lehet, mint leltárbizonylatunk (elrugaszkodott példa), mert a papírt úgyis ki kell nyomtatni.
De ezekkel a hátrányokkal számolnunk kell:
- Nagy a hibázás veszélye: a felsorolt technológiák közül ennél van a legtöbb hibázási lehetőség. Nemcsak a számolási pontatlanság, de egy-egy sor összekeverése a leltárbizonylaton, vagy magának a bizonylatnak az elvesztése is komoly hibaforrást jelent.
- Dolgozókat kell kivonni az értékteremtő folyamatokból: a leltár elkészítéséhez kiemelt fontosságú a dolgozók termékismerete. Így előfordulhat, hogy olyan munkaerőt kell a leltározás miatt a főtevékenységétől elvonni, aki saját feladatkörében nehezen pótolható, így annak áldozati költsége jelentős is lehet (például a mérnöki osztály munkatársainak bevonása a számolásba, érezhetően nincs pénzügyi jellegű kompetencia igénye a mennyiségi felvételnek).
- Jelentős mértékben terheli a környezetet: gondoljunk bele a rengeteg, akár feleslegesen kinyomtatott dokumentumba.
2. Offline vonalkód olvasóval végzett leltározás
Ehhez képest hatalmas előnyei vannak még az offline vonalkód olvasó eszközök alkalmazásának is. Nézzük meg, mivel nyújt többet ez a technológia.
Előnyösebb, mert:
- Jóval pontosabb: nemcsak a termékazonosítás (cikkszám-összeolvasás) hibázási lehetőségét minimalizálja, de az adatok közvetlen digitalizálásával járó (a leltárbizonylatról való elektronikus rendszerbe való) adatbeviteli hibaforrást is elimináljuk.
- Lehetővé teszi külső munkavállalók bevonását: mivel nem szükséges termékismeret, így lehetővé teszi kiszervezett munkaerő alkalmazását, amely nem csak nagyobb költséghatékonyságot, és a mindennapi tevékenységek zavartalanságát jelenti, hanem ekkor elérhetjük, hogy a megfelelő ember a megfelelő munkát végezze. Értjük ezalatt, hogy a leltározáshoz kapcsolódó mennyiségi felvételhez nem szükséges például egy pénzügyi középvezető képessége, és ahhoz kapcsolódó vezetői fizetés, vagyis leltári költség. (azért hozzuk ezt a példát, mert a cégek a saját erőforrásból táplálkozó leltározáskor „minden dolgozójukat” be szokták vonni).
- Biztosítja a távoli nyomon követhetőség lehetőségét: ezt a funkciót ügyvezetők, tulajdonosok kedvelik, akik nem tudnak minden leltáreseményen jelen lenni. Azonban a technológia ezt a funkciót csak abban az esetben képes támogatni, ha a szerver oldali alkalmazás web alapú.
Amivel kell számolnunk:
- Van beruházási költsége: a technológia alkalmazása csak egy szerver oldali szoftver segítségével lehetséges, amely a mobil adatgyűjtő eszközök által digitalizált vonalkódonkénti mennyiségeket aggregáltan kezeli, amihez természetesen szükség van egy helyszíni szervergépre, melynek alsó határa is többszázezer forint. Ez a technológia beruházás tekintetében valahol félúton helyezkedik el a papíros, és valós idejű technológiák között.
- A mobil adatgyűjtő eszközök számossága korlátozhatja a leltározók számát: A cikkszám-összeolvasás pontosságának oltárán feláldoztuk azt, hogy alacsony költségen több embert bevonhassunk a leltárunkba, ezzel rövidítve a leltározásunk átfutási idejét, hiszen minden plusz ember alkalmazása, újabb eszközigényt jelent.
- Igényel betanítást: Ahhoz, hogy a leltározók el tudják látni a feladatot, a papíralapú leltári ívekkel ellentétben, először szükséges a készülékek használatának betanítása, ami ismét extra költségeket igényel.
3. Valós idejű leltározási technológia
A technológia lényege, hogy a mobil adatgyűjtő eszközök ekkor folyamatos azaz „real time” kapcsolatban vannak a központi információs rendszer szervergépével, mely számos előnyt biztosít.
Előnyök:
- Nagymértékben elimináljuk a hibaforrásokat: hiszen az adat a felvevőtől közvetlenül az adatbázisba jut, továbbá a közvetlen adatkommunikáció révén kikerülhető olyan terméken lévő vonalkódok rögzítése, mely nem található meg a központi adatbázisban.
- Gyorsítja a folyamatot: a folyamatos adatkapcsolat révén elkerülhetőek az offline készülékek letöltéséből eredő várakozások.
- Automatizált feladatkiosztásra nyílik lehetőségünk: mivel folyamatos kapcsolatban vagyunk a leltározókkal, azonnal reagálhatunk egy feladat befejezésére, így a leltározói várakozásból eredő veszteségeinket is csökkenthetjük.
- Biztosítja a távoli nyomon követhetőségét: ezáltal a vállalat vezetői, tulajdonosai is tulajdonképpen „jelen” lehetnek a leltározás során
Mibe kerül mindez:
- Beruházási költség: A főbb veszteségforrásainkat elimináló technológiát természetesen meg kell fizetni, melynek áldozati költsége jelentősnek mondható, főleg úgy, hogy egy WIFI-s mobil készülék egységára akár több is lehet, mint félmillió forint, és akkor még nem is beszéltünk a szerver oldali fejlesztésekről.
- Hálózat kiépítés: a technológia alkalmazásakor azért egyelőre számolni kell az internet elérési bizonytalansággal, melynek kitettsége ugyan egy belső hálózattal csökkenthető, némi előny (pl.: távoli nyomon követhetőség) korlátozásával.
Cikkünk elején említett két lehetséges valósidejű leltári technológia a vonalkód alapú, illetve az RFID alapú. A vonalkód alapú már széles körben ismert, így azzal most nem is szaporítanánk a szót. Az RFID technológia alkalmazásához szükség van úgynevezett „RFID tag”-re (amely a leltározandó terméken van), ami egy lehelet vékony csip, egy RFID olvasóra, és egy az előzőekben ismertetett szerver oldali alkalmazásra, mely az RFID olvasóból érkező adatokat kezelni tudja.
A leltározás ilyenkor úgy működik, mintha csak végig legyeznénk az RFID tag-gel ellátott leltározandó termékeinket, mellyel el is végeztük a „számolást”.
A technológiaváltás alternatívája
Hogy megéri e a technológia váltás árát kifizetni a programozóknak, meg a mobil eszközbeszállítóknak, csak a leltározás kedvéért bizonyára, csak rendkívül hosszú távon térülne meg a befektetésünk, ha egyáltalán megtérülne (meglehetősen iparágfüggő). Egy specifikus cégnek, aki leltárhoz kapcsolódó mennyiségi felvétel lebonyolítással foglalkozik neki megéri beruházni a technológiába, hiszen ez jelent számára a piaci rést. Ezek fényében meglehetősen kézenfekvő a válasz, hogy többek között a technológia váltás előnyeit leginkább egy külső leltári szolgáltató révén lehet maximalizálni.
KÉSZÍTETTE: Mentés Dorina és Takács András
.
