Leltári audit

Azaz, hogyan és mit ellenőrizzünk a mennyiségi felvétel során

A cégek számos esetben auditáltatják folyamataikat, ami alól a leltározás sem kivétel, sőt bizonyos esetekben törvény előírás. Az auditációt többféle szervezet végezhet a leltári folyamatokon (a vállalat pénzügyi befektetője által kijelölt szerv, könyvvizsgáló, munkaügyi ellenőr, tűzvédelmi ellenőr stb.), melynek célja alapvetően ugyanaz, hogy a leltár tárgykörét képző készletek/tárgyi eszközök pontosan legyenek megszámolva. Továbbá a mennyiségi felvétel folyamata is képezheti a leltári audit tárgykörét, hogy az az előzetesen egyeztetett metódus szerint zajlik e a gyakorlatban is.

• Hogy mi az, amire különös figyelmet kell fordítanunk egy leltár során?

• Miket, és mikor célszerű ellenőrizni egy auditornak?

Ezekre a kérdésekre szedtük össze az előírások, illetve a tapasztalat alapján a leltározás során megjelenő legkritikusabb pontokat, melyekben hibát véthetünk.

Alapvetően két oldalról érdemes megközelíteni a témát:

• a leltározás során az ütemtervben is rögzített folyamatbeli lépések pontos betartására vonatkozó auditok, illetve

• a számolás pontosságát biztosító, a hibázás és felületes munka megelőzésére szolgáló felülvizsgálati, ellenőrzési lehetőségek szerint.

A leltározási folyamat főbb auditálási pontjai:

• a leltározás egyik neuralgikus pontja a mennyiségi felvételnek, ami végigkíséri a teljes folyamatot, az a tárhelyek megfelelő kijelölésének ellenőrzése: teljes körűség, egyértelműség.

• a leltározási szabályzat és a mennyiségi felvétel gyakorlata közötti eltérések vizsgálata. Mint például az előszámoláshoz használt eszközök (post-it, szabványos számoló cetli, papír fecni, különböző színű tollak/filcek stb.), módszertanok (5-ösével való előkötegelés, zacskózás stb.) és azok előírás szerinti alkalmazása, vagy gondolhatunk a rögzítésre (vonalkód szkennelés és mennyiség beütés) ahol jelölni kell a már leltárba vett termékeket, tárhelyeket stb.

• a leltár során keletkezett - általában töménytelen mennyiségű - dokumentum rendszerezett kezelése, visszakereshetősége is az audit tárgyát képezi (leltárív, jelenléti ív, munka- és pihenőidő nyilvántartás stb.)

A minőség menedzsmentből ismert „First time right – Elsőre jól (és jót…)” megközelítés a mennyiségi felvételre hatványozottan igaz, mert a tapasztalat azt mutatja, hogy egy hiba feltárása és kijavítása megközelítőleg 3-4-szer annyi időbe kerül, mintha először jól végeztük volna a dolgunkat, ezért rendkívül fontosak az standard a leltárszabályzatban is rögzített jelölések konzekvens használata. A mennyiségi felvétel auditja pedig ezen szabályszerűségek permanens fenntartását erősíti.

A számolás pontosságának auditja:

• első körben minden auditor a magas egységárral rendelkező termékek mennyiségét ellenőrzi, ami helyes is, mert pénzügyi szempontból akár egy-egy terméknek is hangsúlyos befolyásoló értéke lehet, így mi is azt javasoljuk, hogy a magas egységárral rendelkező termékek mindenképpen kerüljenek az audit górcsöve alá.

• kisebb értékű termékek azonos fontossággal való számbavételezése: lényeges (mintavételesen) ellenőrizni, akár a vezetők, akár az auditorok részéről a kisebb értékű termékek pontos mennyiségi felvételének tényét, hiszen nem csak a nagy értékű termékek rossz számolása hozhat negatív hatást üzletmenetünkben.​​​​

A Mégis miért fontosak az alacsony értékű áruk? Ennek okát a vásárlói élmény oldaláról érdemes keresni, miszerint egy vevő számára például egy drogériában ugyan olyan fontos egy drágább parfüm vásárlásának lehetősége, mint a zsebkendőé, hiszen egyik hiányában a vásárlás meghiúsulhat, így a drágább terméket is ott hagyhatja a boltban…

• érdemes ellenőrizni a felületes számlálás veszélyével rendelkező tárhelyeket is (kis helyen, sok, apró termék): ekkor érdemes az előkészítést is ellenőrizni, mint az előkötegelés, zacskózás pontossága.

• a leltárba vételkor, ne csak a termék rögzítésének meglétét rögzítsük, hanem a számolást végző leltározót is (célszerű egy előre hozzárendelt kóddal, így nem lesz később gond a különböző rögzítési módokkal, vagy olvashatatlan írással)

Egy auditálás során a fent felsoroltakat mind célszerű elvégezni, persze ezek mellett minden leltár során, specifikusan arra vonatkozóan tanácsos a kritikus pontokat összegyűjteni. Ennek meghatározása a cég életében mindennap résztvevők számára akár nehézséget is okozhat, így e célból, az auditálás elvégzésére ajánlott egy külső szakértő megbízása, aki szaktudása mellett az ellenőrzés során kiemelkedően fontos „objektív szem” funkciót is betölti.

Készítette: Puskás Eszter & Takács András