Azaz, hogyan és mit ellenőrizzünk a mennyiségi felvétel során
A cégek számos esetben auditáltatják folyamataikat, ami alól a leltározás sem kivétel, sőt bizonyos esetekben törvény előírás. Az auditációt többféle szervezet végezhet a leltári folyamatokon (a vállalat pénzügyi befektetője által kijelölt szerv, könyvvizsgáló, munkaügyi ellenőr, tűzvédelmi ellenőr stb.), melynek célja alapvetően ugyanaz, hogy a leltár tárgykörét képző készletek/tárgyi eszközök pontosan legyenek megszámolva. Továbbá a mennyiségi felvétel folyamata is képezheti a leltári audit tárgykörét, hogy az az előzetesen egyeztetett metódus szerint zajlik e a gyakorlatban is.
Hogy mi az, amire különös figyelmet kell fordítanunk egy leltár során?
Ezekre a kérdésekre szedtük össze az előírások, illetve a tapasztalat alapján a leltározás során megjelenő legkritikusabb pontokat, melyekben hibát véthetünk.
Alapvetően két oldalról érdemes megközelíteni a témát:
A leltározási folyamat főbb auditálási pontjai:
A minőség menedzsmentből ismert „First time right – Elsőre jól (és jót…)” megközelítés a mennyiségi felvételre hatványozottan igaz, mert a tapasztalat azt mutatja, hogy egy hiba feltárása és kijavítása megközelítőleg 3-4-szer annyi időbe kerül, mintha először jól végeztük volna a dolgunkat, ezért rendkívül fontosak az standard a leltárszabályzatban is rögzített jelölések konzekvens használata. A mennyiségi felvétel auditja pedig ezen szabályszerűségek permanens fenntartását erősíti.
A számolás pontosságának auditja:
A Mégis miért fontosak az alacsony értékű áruk? Ennek okát a vásárlói élmény oldaláról érdemes keresni, miszerint egy vevő számára például egy drogériában ugyan olyan fontos egy drágább parfüm vásárlásának lehetősége, mint a zsebkendőé, hiszen egyik hiányában a vásárlás meghiúsulhat, így a drágább terméket is ott hagyhatja a boltban…
Egy auditálás során a fent felsoroltakat mind célszerű elvégezni, persze ezek mellett minden leltár során, specifikusan arra vonatkozóan tanácsos a kritikus pontokat összegyűjteni. Ennek meghatározása a cég életében mindennap résztvevők számára akár nehézséget is okozhat, így e célból, az auditálás elvégzésére ajánlott egy külső szakértő megbízása, aki szaktudása mellett az ellenőrzés során kiemelkedően fontos „objektív szem” funkciót is betölti.
Készítette: Puskás Eszter & Takács András