Kivel leltározzak? Saját dolgozók vs. szakértők

Minden leltározás alkalmával felmerül a kérdés, hogy ki végezze el a fizikai számlálást. Helyes döntés-e saját alkalmazottakat felkérni? Legtöbb esetben ez hirtelen jó döntésnek bizonyul… de vajon tényleg az lenne? Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának Nemzetközi Normái szerint azért néhány alapelvet érzékenyen érint a címbéli felvetés, mint Tárgyilagosság, Függetlenség, Összeférhetetlenség. De nézzük meg azért részletesebben.

Egyáltalán, miért szeretnénk a leltári munkát saját dolgozókkal elvégeztetni:

• Kedvező a vezetőség számára, hiszen nem kell messzire nyújtózkodni (nem kell kilépni a komfort zónából), könnyen behívhatjuk a már jól ismert embereinket.
• Tapasztalatuk előnyt jelenthet, hiszen ismerik a cég termékeit, jellemzőit, illetve a terület sem idegen számukra.

Azonban ezek inkább csak fiktív előnyök leltározás szempontjából.

A leltár célja, hogy megismerjük készletünk pontos, valós adatait, beleértve az ezzel járó hiányok, többletek, lopások és selejtek mennyiségét is.

A számlálás során felfedezett ilyen jellegű problémák előfordulhatnak, hogy akár a saját alkalmazottakra vezethetők vissza. Ezáltal nem célszerű olyan dolgozóval végeztetni a leltárt, aki napi szinten is kezeli, és felel a készletért, de olyannal sem, aki igaz, hogy a cég dolgozója, de leltár közelében sem volt már legalább 1 éve (pl.: irodai dolgozó), mert nem fogja tudni olyan hatásosan támogatni a hatékony leltárfelvételt. A saját dolgozókkal végeztetett leltárral a szándékosan okozott készlethiány feltárása is, ha más nem is legalább nehézkesnek mondható, mint ahogy a Bilkó főtörzs című klasszikusban, ahol még a szó szerinti tükörleltárt is bevetették.

Ezzel szemben egy független leltározással foglalkozó szakember objektív képet ad, nincsenek személyes érdekei a számlálás során. Nem merülnek fel benne olyan kérdések a „háttér” tudása miatt, mint hogy:

– „itt nem többnek kéne lennie?” „Jah, de van bent a raktárban is akkor, +6”, vagy ”Ja, de van egy mintadarab is, akkor +1” (ugye    ismerős, a mennyiség hozzá lett adva, de fizikailag nem ellenőrizte senki)

– „ennek nem itt van a helye” „Nem is ide való, el is viszem” -> Leltári alapszabály, hogy nem mozgatunk árut tárhelyek között  (kivétel, ha leltárutasítás így rendelkezik)

A fenti gondolatok miatt, saját dolgozóink akaratlanul is befolyásolhatják a leltározást, miszerint emlékezetből rögzítik a darabszámot, vagy egy terméket átraknak a „megfelelő” helyre, mellyel akár duplán, vagy egyszer sem kerül a termék/eszköz rögzítésre. Továbbá, aki egész nap a szóban forgó termékekkel foglalkozik, sokkal kevésbé motivált és lelkes, hogy újra pakolja, rendezze és egyesével megszámolja az árukat. Így a saját dolgozók a leltárt egy szükséges rossznak gondolják, így a motiváltságuk is annak megfelelő, és

mindegy is milyen munkát végzünk, ha nem érezzük magunkat motiváltnak, akkor azt úgy is végezzük. Egy leltáron meg „nem babra megy a játék”!

Végül a tapasztalat előnyét cáfolnánk meg, hiszen leltár szempontjából nem fontos, hogy pontosan ismerjük a terméket. Nem kell tisztában lenni, hogy melyik dobozban, palackban pontosan mi van, és melyik termék pontosan mire való. Ellenben annál nagyobb előnyt jelent, ha a számlálást végző dolgozónak a leltározással kapcsolatban van (aktív) tapasztalata. A saját dolgozóinknak általában évente egyszer kell leltározni, ami igen ritka ahhoz, hogy az ember emlékezzen minden momentumra. Ennek ellenére mégis sokszor hallani, hogy „én már csináltam ilyet, tudom, hogyan kell, nem kell elmondani!”. Viszont legtöbb esetben mégsem annyira friss az élmény, mint ahogy a dolgozók érezték. Emiatt akár kellemetlen összetűzések, elszámolások és félre rögzítések alakulhatnak ki.

Ami az igazsághoz hozzátartozik, hogy elfordulhat készletállományunkban olyan termék, ahol nem egyértelműen eldönthető a készletkezelő szoftverünkben regisztrált, és a polcokon látható számolási egység.

Ezekkel az információkkal jellemzően a saját alkalmazottak rendelkeznek, így azért van pozitív hatása is a jelenlétüknek, bár ezen észrevételt is negligálhatjuk az eredmények tükörleltári összevetésével. A választás szabadsága továbbra is adott, de számos előny sorakoztatható fel az objektív 3. fél leltári bevonásába.

Készítette: Puskás Eszter & Takács András