Lényegre törő 14 pont a leltárszabályzatról

7 tartalmi és 7 felelősségi pont a leltárszabályzatról

A 2000. évi C. számvitelről szóló törvény által a Számviteli politika keretében kötelező elkészíteni a leltárkészítési és leltározási szabályzatot. A részletes előírásokat a vállalkozónak kell meghatározni, hiszen a Számviteli törvény csak a leltárkészítési kötelezettséget és a leltárkészítés módját írja le, de nem szól részletekbe menő szabályokról.

A leltár a valós készlet-meghatározás alapja, egyben a mérleg alapdokumentuma, éppen ezért nem csak a pontosság a fontos, de a szabályoknak is szigorúan meg kell felelnie. A leltárt minden alkalommal úgy kell elkészíteni, hogy megfeleljen az alábbi három követelménynek:

• teljesség (valamennyi eszközt és forrást tartalmazza)
• valódiság (tételeknek a valóságot kell tükröznie)
• világosság (áttekinthető legyen)

Az elkészített leltár egységességét, ellenőrizhetőségét és áttekinthetőségét az eszközök és források leltárkészítési és leltározási szabályzata biztosítja, melyet a vállalkozásoknak kötelező elkészíteni a Számviteli politika keretében. Ezt egyedileg, a cég működéséhez, sajátosságaihoz igazítva kell kialakítani. Számos vállalat esetében mégis gyakori a leltárszabályzat hiánya, vagy talán még nagyobb problémaként megjelenő a más cégtől „átvett”, illetve az internetről szabadon letölthető minták használata, melyet nem igazítottak az adott vállalkozás tevékenységére, szervezeti felépítésére és körülményeire. Valószínűleg ennek oka, hogy a számvitelről szóló törvény erre nem terjed ki, így nincs miből kiindulni, de egy pontos és hatékony leltárfelvételnek az alapja, hogy legyen hozzá egy jó kézikönyvünk, egy testreszabott leltári szabályzatunk. Különben csak térkép nélküli, vagy más térképével bolyongó turisták leszünk egy nagyvárosban.

Kiindulóként összeszedtük néhány pontban, hogy miket szükséges a szabályzatnak tartalmaznia, illetve milyen alapvető döntéseket kell meghozni a leltárral, leltárkészítéssel kapcsolatban:

1. Mindenekelőtt rögzíteni kell a leltározási szabályzat célját, illetve a leltár fogalmát

2. A leltárkészítés menetének vállalkozásra jellemző eljárásait dokumentálni kell, a leltár alapvető tartalmi és formai sajátosságainak meghatározása mellett (leltározási utasítás, leltározási körzetek, hatáskörök kijelölése stb.)

3. Meg kell határozni a leltározási és egyeztetési munkafolyamat előírásait, illetve a munkamódszert, többek között a leltározás típusát/típusait

4. Rögzíteni kell a vállalkozás döntésének megfelelően, hogy mely tételeket milyen gyakorisággal leltározzanak

5. Rögzíteni kell a jóváhagyásra jogosultak beosztását a leltározási szabályzatra és ütemtervre

6. Meg kell határozni a leltározások felelősét, illetve ki kell nevezni a leltárutasítás kiadására jogosultat

7. Ki kell térni a bizonylatok megőrzésének módjára és időtávjára, illetve a leltárkülönbözetek megállapításának, veszteségek elszámolásának szabályaira

A leltározás egyik fő kérdésköre, melyet a leltár szabályzatban is taglalni kell az a felelősség, melynek a következő hatókörre, feladatokra, tevékenységekre kell, hogy mindenképpen kiterjedjen:

1. Műszaki feltételek, eszközök és személyzet biztosítása

2. Leltározási körzetek kijelölése, illetve a leltározáshoz szükséges előkészületek elvégzése, erre vonatkozó felelősök kijelölése

3. Termelés során a befejezetlen és félkész termékek leltározásának biztosítása, a készültségi fok megfelelő meghatározása

4. A leltárkészítés teljes folyamatának ellenőrzéséről való gondoskodás, az ellenőrzést végzők kijelölése

5. Éves gyakorisággal a leltározási ütemterv elkészítése, felelősük kijelölése, illetve a szükséges utasítások kiadása

6. A leltározás megszervezése (leltárellenőrök oktatása, felkészítése, leltárértekezlet megszervezése leltározás megkezdése előtt)

7. Anyagi felelősség viselőjének meghatározása

Általánosságban elmondható, hogy a szabályzatnak ki kell terjednie a leltár tartalmára, annak alaki kritériumaira, valamint a leltár cégspecifikus sajátosságaira.

A leltározási szabályzat a számviteli politika részeként egy fajsúlyos szabályozási eszköz a tudatos vállalkozások, és azok vezetőik kezében. Már csak élni kell a törvény adta lehetőséggel.

Egy leltárszabályzatot el lehet készíteni órák alatt is, de annak hasznai is olyanok lesznek… Ha valóban értékteremtő standardot szeretnénk alkotni, arra időt, energiát és tapasztalatot kell allokálni. Ekkor válik elérhetővé, hogy a leltározás ne csak egy ad-hoc tevékenység legyen a „majd megoldjuk” feladatok között, hanem egy profi és hatékony eszköz az üzemeltetési hiányosságok feltárására. A leltározás operatív lebonyolítását követően mindig csatoljunk vissza, és ha kell, akkor módosítsunk a leltárszabályzaton, hogy a standardunk minden esetben a valóságot tükrözze. A leltár szabályzatot időnként célszerű nagyrevízió alá vetni, amihez célszerű leltározási szakértők tapasztalatait is igénybe venni.

Készítette: Puskás Eszter & Takács András