8 dokumentum sablon a pontos és hatékony leltározásért

8 dokumentum sablon a pontos és hatékony leltározásért. A leltározás megkezdéséhez, majd zavartalan elvégzéséhez biztosítani kell a szükséges, mégis a célnak legmegfelelőbb nyomtatványokat. Fontos kiemelni, hogy a leltári dokumentumok esetében is – csak úgy, mint a korábban említett leltárkészítési és leltározási szabályzatnál – az interneten számos általános sablon megtalálható. Ezeknek nem megfelelő alkalmazása viszont lelassíthatja, pontatlanná teheti a mennyiségi felvételt. Ebben a bejegyzésünkben annak járunk utána mi a helyes megoldás, merre induljunk a leltári sablonok kialakításában?

Az alapvetően egyszerűnek tűnő, szükséges dokumentumokat minden cégnek a saját leltárára, leltározási módszertanára, illetve cégprofiljára javasolt kialakítani. Miért szükséges erre ennyi időt szánni, és pontosan előkészíteni? Minden vállalkozást végigvéve rendkívül változó szortimentről beszélhetünk, kezdve a drogériéktól, egészen a bútor- vagy akár barkácsáruházig, nem beszélve az egyes üzletekben felmerülő különleges termékekről. Az egyes árufajtákhoz, vagy leltározási módszertanokhoz rögzíteni szükséges adatok jelentősen eltérhetnek. Ennek tekintetében, igencsak nem mindegy, hogy milyen üres rubrikák állnak a leltározó kezében lévő sablonokon.

Biztosítandó dokumentumok:

1. Leltárhelyazonosító

2. „Minden tárhelyen van” jegyzőkönyv

3. Előszámolási jegy

4. Leltárba felvételét igazoló dokumentum

5. Leltárfelvételi ív

6. Terv-tény lista

7. Korrekciós lap

8. Leltárfelvételi összesítő

Leltárhely azonosító

Azon dokumentumról van szó, mely egyértelműen kijelöl egy leltározási egységet a mennyiségi felvételre kijelölt területen. Ez a dokumentum lehet A/4-es méretű, hogy a fontosabb információk jobban láthatóak legyenek, de manapság a költséghatékonyság érdekében egészen mini címkéket is használnak. A lényeg, hogy egyértelmű, és egyedi azonosítóval lássunk el egy adott területet minimális információ-tartalommal mert, ahogy az idézet mondja

“Nem akkor alkottál tökéleteset, ha már nem tudsz mit hozzátenni, hanem ha már nem tudsz mit elvenni belőle.”

Antoine de Saint-Exupéry

Az egyedi leltárhely azonosítón célszerű feltüntetni az alábbiakat:

• egyedi azonosító (számmal és/vagy betűvel)

• egyedi azonosítót tartalmazó vonalkód

• tárhely megnevezése

• tárhely lokációja (a kihelyezés során nyújt segítséget)

• az adott tárhelyen elvégzendő folyamatok állapotjelzésére definiált helye(ke)t (leltárfelvételi módszertan függő, lehet például: számolva, rögzítve, ellenőrizve)

„Minden tárhelyen van” jegyzőkönyv

Ezzel a jegyzőkönyvvel tudjuk biztosítani azt, hogy a kijelölt leltárterületen minden termék leltárhelyen van, így biztosított a leltárfelvétel teljeskörűsége. Így csökkenthető a leltárhely kijelölő kolléga felelőssége, mivel ennek ellenjegyzésére célszerű olyan kollegákat kijelölni, akik nem annyira járatosak a területen, hogy ne homályosítsa látásukat az „ipari vakság”. Kiszervezett leltár esetén a leltár házigazdájának kell biztosítani azt a kollégát, aki ellenőrzi a tárhelyezés teljeskörűségét. Így tudjuk érvényesíteni a többszem többet lát elvet. Tüntessük fel:

• a leltározandó területet félreérthetetlenül

• a leltárba veendő termékek körét határozzuk meg egyértelműen (a lehetőségekhez mérten)

• az ellenőrzés időpontját

• az ellenőrzést végző személy(eke)t

Előszámolási jegy alias számoló cetli. Amennyiben vannak olyan termékeink, ahol célszerű előszámolást alkalmazni, akkor használjunk előszámoló cetlit, mely akár lehet post-it, vagy egyéb alacsony költségű papírdarab, mely rendelkezhet egyéb tulajdonságokkal ragasztható, euro lyukas stb. Ezek mind előnyösek lehetnek a kihelyezés gyorsítása érdekében. Igazából egy papírfecni, melyet a megszámlált termékre, vagy a mellé tudunk valahogy rögzíteni, hogy amikor a vonalkódos leltárbevétel zajlik, akkor már csak a vonalkódot kelljen „csipogni”, és a megjelölt mennyiséget beírni. Ilyen cetlit általában apró és nehezen számolható termékeknél szokás alkalmazni.

A leltárfelvételi ívre kell felvezetni azon termékeket, melyek egy leltárhelyazonosítóhoz tartoznak jellemzően az alábbi információtartalommal:

1. adott termék azonosítója (EAN kód és/vagy cikkszám)

2. az adott készlet megnevezése

3. a készlet, leltározott mennyiség

4. a készlet nettó beszerzési ára (vagy valamilyen indikatív ára, hogy a termék értékén tudjuk kezelni)

5. a rögzített termékek összértéke (darab*egységár)

Az azonosításhoz szükséges adatokon kívül célszerű lehet további rovatok megjelenítése, mint a sorok sorszámozása, vagy a számolás ellenőrzését jelölő hely kihagyása. Javasolt a sorok váltakozó színezése a könnyebb követhetőség érdekében.

A leltárfelvételi ívek fejlécében szükséges a leltározás azonosítására szolgáló adatok elhelyezése, mint például

• a szóban forgó üzlet, vállalkozás neve

• a leltárívet nyomtató személy neve, és időpontja

• a leltározó neve, azonosítása

• a leltárhely és lokáció azonosítószáma, megnevezése

• a leltározási módszertan feltüntetése

Ajánlott ezeket az adatokat csak az első oldalon feltüntetni, hiszen így a további oldalakon több hely marad a tételek megjelenítésére. Ahogy már fentebb is említettük, természetesen itt sem veszti érvényét, hogy mindent a cég által meghatározott leltárára kell illeszteni. Azaz a szükséges adatokkal és rovatokkal ki kell egészíteni.

A terv-tény lista a leltározáskor megszámolt mennyiségek összevetésének megjelenítésére szolgál. Ez alapján egyértelmű kimutatást tudunk adni, hogy mennyi az a darabszám, ami a meglévő adatbázis alapján az üzletünkben, raktárunkban kellen, hogy legyen és ehhez képest hogyan alakultak az általunk számolt értékek. A terv-tény lista eltérésein végigmenve könnyen ellenőrizhetjük leltárunk eredménységét. Hiszen a különbözeteknél újraszámolás elrendelése javasolt, így derül fény az esetleges elszámolásra, vagy a leltárhiányra. Érdemes feltüntetni:

• EAN kód/cikkazonosító

• Megnevezés

• Egységár

• Leltározott mennyiség (tény adat)

• Tervezett mennyiség (vállalatirányítási rendszerben lévő adat)

• Különbözeti mennyiség

• Különbözeti érték

A korrekciós lap a leltározáskor történt módosítások megfelelő nyomon követhetőségét biztosító dokumentum (tulajdonképpen egy speciális leltárfelvételi ív).

A leltárfelvételi összesítőn például leltárhelyenként feltüntethetjük összesítve a felvett leltárértéket, vagy mennyiséget termékenként. Ez az a dokumentum melyet a leltárfelelős aláírásával hitelesítve a menedzsment számára eljuttat, amely alapján a menedzsment értékelheti készletgazdálkodási gondosság szintjét.

Készítette: Puskás Eszter & Takács András